Classificação de Dados no Microsoft Excel

De certo um dos recursos mais populares do Microsoft Excel, a Classificação é uma ferramenta a qual o usuário ganha intimidade imediatamente aos primeiros contatos com uma planilha eletrônica.

Antes de mais nada, devo frisar que trata-se de um recurso excepcional que remonta sua utilização desde as primeiras versões do Microsoft Excel.

Porém, devido a poucos profissionais procurarem compreender seu funcionamento,
a Classificação eventualmente ocasiona alguns “acidentes” nas Bases de Dados .

Muito cuidado, com frequência é algo irreversível!

A Ferramenta de Classificação pode ser acessada originalmente de 2 formas :

1 – Guia Página Inicial / Grupo Edição

2 – Guia Dados / Grupo Classificar e Filtrar

Vamos ver abaixo como funciona o recurso de Classificação do Microsoft Excel, de modo a compreendê-la e aplicá-la em sua plenitude.

Base de Dados

Em princípio, para que possa fazer uso da Classificação é necessário que você possua uma Base de Dados.

“Está certo Marcus, agora eu entendi, porém, o que é uma Base de Dados ?”

Por ora é importante que saiba que a Base de Dados é uma estrutura que, além de fundamental, chega a ser decerto “sagrada” .

Ela é primordialmente essencial para trabalharmos com eficiência no Microsoft Excel. Ademais, com ela é possível aplicar grande parte dos recursos avançados existentes.

Por outro lado se você não a possui, pode certamente preparar-se para uma vida de dor e sofrimento.

Da mesma forma, o volume de obstáculos no caminho para conclusão de seus projetos vão aumentar exponencialmente. Fato!

Em contrapartida, não há porque se preocupar. Assim também, as empresas disponibilizam a seus colaboradores bons relatórios em seus sistemas CRM , logo, disponibilizando igual potencial de serem utilizados como uma Base de Dados.

Portanto, uma Base de Dados é uma estrutura composta por um fluxo contínuo de Registros e, de modo mais notável sua organização é determinada por Campos.

Tudo isso com o único intuito acima de tudo, de proporcionar paz em seu coração.

Isto É uma Base de Dados

Isto NÃO é uma Base de Dados

Agora que já sabemos o que é uma Base de Dados, avancemos para a Classificação sem mais delongas.

Seleção dos Dados

A seleção do intervalo a ser classificado é de vital importância para o sucesso da operação de classificação. Em geral é efetuada de 2 formas :

– Seleção Manual

O usuário seleciona o intervalo exato onde será aplicada a Classificação. Este método é uma alternativa mais arriscada.

Caso o usuário deixe alguma coluna sem selecionar ,os registros vão perder sua “identidade” gerando informações completamente absurdas e não aderentes com a realidade.

“Porque essa falha na seleção ocorre?”

Algumas bases de dados podem ser bem extensas, com muitas colunas de modo que o usuário não consegue visualizar TODOS os campos em sua tela, como consequência seleciona apenas os dados que está visualizando.

– Seleção Automática (Recomendável )

(Recomendável) O usuário seleciona apenas uma célula da “Base de Dados” e permite que o Microsoft Excel interprete o intervalo o qual será aplicada a “Classificação”.

Classificação Simples

Uma Classificação Simples é o ocorre quando o usuário necessita efetuar a Classificação de apenas 1 campo de sua Base de Dados.

Para isto bastando apenas, selecionar 1 célula qualquer do campo(coluna) onde quer aplicar a Classificação e então clicar nos botões “AZ” ou “ZA”.

Vou utilizar para exemplificar o recurso de Classificação da Guia Dados / Grupo Classificar e Filtrar :

• Botão AZ – Classifica da letra A para a letra Z (para campos de Texto) ou em Ordem Crescente (para campos Numéricos)
• Botão ZA – Classifica da letra Z para a letra A (para campos de Texto) ou em Ordem Decrescente (para campos Numéricos)

• Botão ZA – Classifica da letra Z para a letra A (para campos de Texto) ou em Ordem Decrescente (para campos Numéricos)

Classificação Composta

A Classificação Composta ocorre quando há a necessidade de aplicar a Classificação em múltiplas colunas simultaneamente. Dessa forma , é necessário o uso da janela “Classificar”.

Janela Classificar

A janela “Classificar” possibilita definir as configurações mais avançadas da Classificação.

Ferramentas – Classificação de Dados

Adicionar Nível

Este botão permite adicionar novas linhas no espaço em branco abaixo onde cada linha representa um Campo ou Registro pelo qual se pretende classificar a Base de Dados e além disso deve-se atentar à sequência dos mesmos.

Excluir Nível

Permite excluir as linhas existentes no espaço em branco abaixo.

Copiar Nível

Permite duplicar a linha que estiver selecionada no espaço em branco abaixo.

Setas

Movimentam as linhas dos campos alterando a sequência da classificação.

Opções

Aqui é possível definir se a classificação deve segregar letras maiúsculas de minúsculas.

Também é possível definir se a classificação deverá ocorrer na vertical – de cima para baixo.

Ou na horizontal – da esquerda para direita .

Obs : neste caso, na Tabela de Campos deverão ser definidas as Linhas onde será aplicada a Classificação.

Meus dados contém cabeçalhos :

Utilize este checkbox para definir se a 1º linha da Base de Dados selecionada é um cabeçalho.

Caso positivo elanão deverá ser classificada, caso contrário deve ser classificada juntamente com os demais registros

Tabela de Campos – Classificação de Dados

Aqui devem ser incluídos todos os campos onde será aplicada a Classificação .

Coluna / Classificar por :

Escolha no menu suspenso a coluna a ser classificada, lembrando que a sequência de cada nível de classificação impactará direto no resultado final.

Obs: Esta sequência poderá ser alterada pelas “Setas” na área de “Ferramentas”.

Classificar em :

Defina aqui qual deve ser o critério utilizado para desenvolver a classificação, há 4 formas possíveis :

– Valores das Células

O Microsoft Excel efetuará a classificação com base nos valores existentes nas células.

Ordem

• Ordem alfabética para textos (A-Z ou Z-A)
• Ordem sequencial para números (crescente ou decrescente).

Notavelmente, é possível também utilizar ordem sequencial personalizada devido ao fato do Microsoft Excel permitir a criação de Listas Personalizadas.

Entretanto, se você não souber como criar uma Lista Personalizada, clique aqui e eu esclareço essa questão para você em poucos minutos. Dessa forma, seu conhecimento ficará completo.

– Cor da Célula

Caso haja células coloridas na Base de Dados é possível também fazer um direcionamento desses dados.

Ordem

Para uma Classificação de cima para baixo, é possível direcionar os registros de uma cor de célula específica para a Parte Superior ou Inferior da Base de Dados.

Ao passo que para uma Classificação da esquerda para direita, pode-se direcionar os campos de uma cor de célula específica à esquerda ou à direita.

– Cor da Fonte

Caso haja fontes coloridas na Base de Dados é possível também fazer um direcionamento desses dados.

Ordem

Para uma Classificação de cima para baixo, é possível direcionar os registros de uma cor de fonte específica para a Parte Superior ou Inferior da Base de Dados.

Ao passo que, para uma Classificação da esquerda para direita, podemos direcionar os campos de uma cor de fonte específica à esquerda ou à direita.

– Ícone de Formatação Condicional

Por vezes, é possível encontrar ícones de formatação condicional na Base de Dados. Nesses casos também é possível fazer um direcionamento desses dados.

Ordem

Para uma Classificação de cima para baixo, é possível direcionar os registros com ícones de formatação condicional específico para a Parte Superior ou Inferior da Base de Dados.

Ao passo que, para uma Classificação da esquerda para direita podemos direcionar os campos com ícones de formatação condicional específico à esquerda ou à direita.

As classificações por Cor de Célula, Cor de Fonte e por Ícones de Formatação Condicional na verdade são melhor definidas por um direcionamento dos dados que atendem a um critério estabelecido para os limites da Base de Dados (Superior, Inferior, Direita, Esquerda).

Classificação,Um Recurso Fascinante!

A Classificação de Dados é certamente já há algum tempo um dos recursos mais utilizados e populares do Microsoft Excel. Em contrapartida, são poucos os cursos disponíveis no mercado que desenvolvem as nuances possíveis em sua plenitude.

Analise sempre o conteúdo programático de um curso em relação a seu custo, a quantidade de horas é simplesmente irrelevante, fica a dica! Entretanto, se quiser aprender mais sobre Classificação e Microsoft Excel como um todo, clique aqui!